Příjem zboží

Příjem zboží je zásadní částí logistického procesu, která zajišťuje rychlé a bezchybné připravení zboží k dalšímu zpracování. Správné postupy minimalizují riziko chyb a zpoždění a zajišťují plynulý chod skladových operací. Níže je přehled jednotlivých kroků – první dva kroky jsou ve vaší režii:

Příjem zboží krok za krokem

Ohlášení a plán příjmu zboží do skladu → v režii klienta
Příprava zboží před odesláním do skladu a jeho odeslání → v režii klienta
Kontrola přijatého zboží → v režii skladu
Dokončený příjem → v režii skladu

1) Ohlášení a plán příjmu zboží do skladu

Pro zajištění plynulého pohybu vašeho zboží ve skladu je nezbytné před jeho odesláním vždy založit avízo. To se týká jak nově příchozího zboží v balících, tak větších návozů ve formě palet.
U paletových návozů je potřeba také zarezervovat časový slot v systému Time Slot Control.
V případě kontejnerové přepravy, vzhledem k její složitosti a velikosti, je nutná koordinace se zákaznickým servisem.

Tento postup pomáhá předcházet zpožděním a komplikacím při doručení, zajišťuje přesnou evidenci zboží a přispívá k hladkému průběhu logistických operací. Dodržování těchto kroků urychluje zpracování zásilek a zlepšuje spolupráci s týmem skladu.

Zadání avíza - vždy

Avízo vytvoříte přímo v portálu Mailship a postup zadání avíza najdete zde: Vytvoření avíza

Bez správně vyplněného avíza nelze zboží naskladnit a doba příjmu se tím prodlužuje. Pokud avízo chybí, zákaznická podpora vás bude kontaktovat, přičemž tato služba bude účtována jako neavizovaný návoz.

Rezervace časového slotu - kontejnerová přeprava

Pro hladký průběh vykládky paletových a kontejnerových zásilek je nutné zarezervovat časový slot v systému TimeSlot. Registrační údaje vám byly zaslány na email. V případě, že je potřebujete dohledat, kontaktujte zákaznickou podporu.

Přihlaste se do portálu Time slot control
V sekci Rezervace → zvolte Nová
- Povinná pole jsou označena hvězdičkou
- Vyplňte především den a čas příjezdu

Pokud rezervace chybí nebo není dodržen přesný čas příjezdu, vykládka nebude upřednostněna.

2) Příprava zboží před odesláním do skladu

Pro zajištění hladkého příjmu je potřeba zajistit nejen avizace návozů, ale také je důležité připravit dokumentaci a správně zabalit a označit zboží.

Dokumentace ke zboží

Ke zboží je potřeba přiložit předávací protokol, známý jako CMR. Tento dokument by měl obsahovat klíčové informace, jako jsou: počet a typ přepravních jednotek, doručovací adresu (Mailstep - název vašeho eshopu), název odesílatele.

Nezapomeňte také uvést číslo avíza a číslo rezervace z Timeslot, což je zásadní pro správné vedení paletového konta mezi vámi a Mailstep.

Označení a zabalení zboží

Zboží by mělo být zabaleno vhodným způsobem, aby nedošlo k poškození během přepravy. V případě paletového nebo kontejnerového odesílání je třeba zajistit správné balení na paletách nebo v kontejneru.

Každá položka musí mít svůj vlastní EAN kód, aby mohla být naskladněna.

a) Balíková přeprava:

Zboží zabalte do krabic a zajistěte, aby každá krabice měla jedinečný přepravní štítek.
Přepravní štítek musí být dobře viditelný a původní jiné štítky musí být odstraněny nebo znehodnoceny
Přepravní štítek neumisťujte na šev krabice, kde by se mohl poškodit při otevírání.
Štítek by měl obsahovat informace:
- Místo a název odesílatele
- Místo dodání (Mailstep - název vašeho eshopu)
- Číslo balíku z celkového počtu (např. 2/5)

Vždy uvádějte jako příjemce nejen organizaci Mailstep, ale hlavně název vašeho e-shopu. Tím předejdete zpoždění při příjmu zásilky, které by mohlo vzniknout kvůli dohledávání jejího vlastníka.

b) Paletová přeprava:

Před vykládkou je nutná kontrola přepravní dokumentace a vizuální kontrola stavu palet.
Palety se vykládají pomocí vysokozdvižného vozíku.
Po vyložení se provádí vizuální kontrola návozu a také zda sedí počet palet či balíků.

c) Kontejnerová přeprava:

Kontaktujte zákaznický servis nejpozději 3 pracovní dny před příjezdem kontejneru.
Oznámení o plánovaném doručení by mělo obsahovat název klienta/eshopu, číslo a objem kontejneru, typ balení (palety nebo volně ložené), a počet kartónů.

3) Příjezd zboží a jeho kontrola

Pracovník skladu na příjmu nejdříve zkontroluje přijaté zboží podle dodací dokumentace, ověří shodu typu a množství zboží. Jednotlivé položky jsou při příjmu přepočítány. Po dokončení kontroly je zboží předáno k zaskladnění.

V případě nesouladu zboží (kvalita/kvantita přepravních jednotek) s předávacím protokolem/CMR je o situaci informováno oddělení zákaznického servisu.

Jak vypadá průběh zpracování avíza v portálu Mailship se dozvíte zde: Průběh zpracování avíza

Nesrovnalosti a výjimky při příjmu zboží

Jaké situace během příjmu mohou nastat a jak je řešit? Tyto úpravy se týkají nesrovnalostí mezi avízem a skutečným přijatým zbožím, které vyžadují korekce v systému a evidenci neavizovaných položek.

Množství nad avízo	Pokud přijde více zboží, než je uvedeno v avízu, přebytečné zboží bude evidováno a komunikováno na zákaznický servis.
Položka není v avízu	Zboží, které není uvedeno v avízu, nebude přijato a bude evidováno a komunikováno na zákaznický servis.
Nesoulad EAN kódu	Při nesouladu mezi EAN kódem v avízu a na zboží dojde k zastavení příjmu a situace bude vyžadovat manuální kontrolu.
Chybí EAN kód	Pokud dorazí zboží bez EAN kódu, kontaktuje vás zákaznická podpora a domluví s vámi další postup pro označení zboží. Pokud zboží EAN kód má, ale některé kusy ho nemají nebo je kód nečitelný, zajistíme dotisk EAN kódů. Tato služba je zpoplatněna podle ceníku jako "polep EAN".
Záměna, poškozeno	V případě záměny položek nebo poškozeného zboží bude situace zaznamenána a řešena se zákaznickým servisem.
Neavizovaný návoz	Pokud avízo chybí, zákaznická podpora vás bude kontaktovat, přičemž tato služba bude účtována jako neavizovaný návoz.

4) Dokončený příjem

Po úspěšné kontrole a přepočítání je zboží zaskladněno na určené místo a stav příjmu je aktualizován v systému. Tím je proces příjmu dokončen a zboží je připraveno k dalšímu zpracování nebo expedici.

V portálu Mailship mohou mít avíza při příjmu tyto stavy:

Dokončeno – Všechny položky byly úspěšně přijaty a zaskladněny.
Částečně dokončeno – Některé položky při příjmu chyběly. Tento stav je finální ze strany skladu, další kontrola a případné uzavření avíza do stavu „Uzavřeno“ je na vaší straně.

Podrobnosti o zpracování avíz najdete: Průběh zpracování avíza

Doplňkové služby při příjmu zboží

Při příjmu zboží v Mailship můžete využít několik doplňkových služeb:

Evidence šarže – Zajišťuje sledování šarže a data expirace, vhodné pro produkty s omezenou trvanlivostí, jako jsou potraviny či kosmetika.
Vícepráce na příjmu – Možnost přizpůsobených úprav zboží, jako je odstranění štítků, zatavení do folie nebo probalení do bublinkové folie.
Kvalitativní příjem – Detailní kontrola zboží při příjmu k odhalení případných vad, které mohou usnadnit řešení reklamací.
Kontrola jazykového označení – Pro API klienty, kteří potřebují zajistit správnou lokalizaci produktů podle země doručení.

Jak aktivovat doplňkové služby

Aktivaci těchto služeb můžete provést na kartě produktu, s výjimkou jazykové kontroly, která je dostupná jen přes API. Detailní informace ke službám a jejich aktivaci najdete zde: Funkce a služby na produktu